Processos e Procedimentos

Modelo de trabalho da nossa empresa:

Reunião com envolvidos para entender a intenção de construção, tamanho, local, destino, valores, caixa, etc para possíveis direcionamentos;
Reunião com escritório de engenharia/arquitetura de preferência do cliente para passar esta intenção da primeira reunião
1. Plantas (projetos)
  1. Arquitetônicos
  2. Elétrico
  3. Hidráulico
  4. Estrutural
  5. Gesso
  6. Paginação (luminotécnica)
  7. 3D (se necessário)
  8. Sondagem/SPT(se necessário)
  9. Projeto muro de arrimo (se necessário)
Possiveis serviços a contratar
1. Cronograma físico/financeiro da cef (quando necessários)
2. Linhas de financiamentos (quando necessários)
Orcamentos – o mesmo terá um custo de R$ 5.000,00 que sera abonado se der seguimento na contratação da Construtora para executar o projeto.
1. Todo orçamento da obra
2. Toda mão de obra e compra de todo os materiais serão de responsabilidade da Construtora
3. Investimento para administração da obra será de 17% sobre o valor dos dois itens anteriores
4. Formas de pagamento
  1. 10% na assinatura do contrato
    1. À medida que a obra avançar é necessário pagamento de 17% sobre o valor total realizado ate o momento, devendo este iniciar a partir momento que o valor exceder os 10% iniciais. Exemplo:
      1. Orcamento de R$ 1.000.000,00 o mesmo deve pagar entrada no contrato de 10% ou 100mil.
      2. Nos fechamentos quinzenais quando a obra alcançar o valor de R$ 600.000,00 x 17% o mesmo já deveria ter pago a construtora o valor de R$ 102.000,00 como o mesmo já tinha pago 100.000,00 no inicio da obra deve nesta quinzena apneas fazer o pagamento de 2.000,00 e nas quinzenas seguintes fazer sempre o pagamento da taxa de administração junto com fechamento quinzenal
  2. Acertos quinzenais
  3. Valor é todo o material compro/mão de obra do período
  4. Todas as compras devem ter no mínimo três orçamentos
  5. Toda pasta de acerto deve conter nota fiscal/recibo de compra com orçamentos anexados
DESPESAS NÃO INCLUIDAS NA OBRA:
1. As despesas abaixo deve constar no Vinculo qual construção foi vinculada, mas o saldo colocara Projeto 1 (um) e em outros Construtora para que as mesmas nao sejam cobradas dos clientes, são custos da construtora. Todas despesas com:
  1. Funcionários do Administrativo
  2. Abastecimento de veículos que trabalha para obra
  3. Peças e manutenção de veículos
  4. Aluguel e produtos de limpeza de escritório
  5. Alimentacao (caso a ser negociado em obras fora da cidade)
  6. Agua, luz e telefone
  7. Impostos (inss, fgts,e afins) seguros, taxas de órgãos municipais, sistema de informações e exames
  8. E outras com características administrativas e não da obra
  9. Despesas com itens de segurança são lançados nas obras para acertar com o cliente
  10. Despesas com itens de uso como carro de mão, enxada, pá e afins são lançados nas obras para acertar com o cliente (se o mesmo quiser estes no final deve ficar na obra, senão deve levar para próxima obra sem custo para o cliente da próxima obra)
SEMPRE, SEMPRE, SEMPRE - lançar no mesmo dia
FLUXO DE CAIXA e PAGAMENTOS SEMANAIS
1. Atualmente estamos fazendo pagamentos 1x por semana as quinta-feira para isto precisamos estar tudo no contas a pagar com dois dias uteis de antecedência;
2. No MDW deve estar com data/valor correta para pagamento;
3. Nicholas enviar em excel todas as segunda feira tudo que vence nos proximos 15 dias no grupo Financeiro Una
4. Ana ira verificar se as datas estão correta e devolver excel com data correta ate terça
5. Não iremos mais fazer pagamento de valores que não passe por este processo
RELATÓRIOS QUINZENAL DE SERVIÇOS PRESTADOS
1. Com os procedimentos acima sendo cumprido faremos o seguinte:
2. Separar todas as notas/recibos da construção X que ainda não foi pago pelo cliente, conferir uma a uma para descobrir possíveis divergências de preços, quantidades, pagamentos, devoluções, etc;
3. Montar uma pasta com estas notas na ordem de lançamentos do sistema;
4. Imprimir relatório do sistema apenas com as notas que estão na pasta com valor total deste fechamento;
5. Levar estes dados para planilha Acerto quinzenal e imprimir este relatório e colocar junto na pasta;
6. Ir no sistema e colocar no saldo destes lançamentos que estão na pasta o valor do fechamento. Exemplo se o fechamento da quinzena for de R$ 21.270,00 será feito um projeto no sistema de todos estes lançamentos para obra X 21.270,00 pois a próxima quinzena iremos puxar relatórios apenas de lançamentos que estará com Sem Projeto para fazer a mesma conferencia que acabamos de fazer e assim jamais poderá cobrar em duplicidade ou deixar de cobrar do cliente (este modelo foi mudado para data do dia do fechamento como nome do projeto)
7. Junto com a pasta do cliente deve ser impresso também o relatório de Orçado x Realizado para acompanhamento do cliente e nosso
RECIBOS DE PRESTADORES DE SERVICOS (FUNCIONARIOS) NA QUINZENA
1. As diárias por obras deve ser enviada para nós pelo encarregado da obra todos os dias com nome do funcionário que trabalhou (não acumular para enviar).
2. Com estes dados será feitos os recibos e enviado ao encarregado para conferencia, esta deve ser feita na hora que pegar e não depois que o funcionário recebeu e viu que veio a menos ou mais, e coletar assinatura do mesmo e devolver ao escritório (fazer nota fiscal de MEI com valor total da quinzena);
3. Estes valores devem todos estarem lançados até sabado à tarde no sistema com a nome do funcionário com no mínimo
  1. nome e um sobrenome
  2. Origem “A PAGAR”
  3. Valor
  4. nome da obra do controle “Constr X”
  5. Categoria mão de obra
  6. vect data do dia
  7. e histórico constando número do recibo, conta para deposito, e período daquele recebimento.
  8. Não esquecer de sempre ter a fase da obra no histórico
LANÇAMENTO DE DIARIAS NA OBRAS
1. Lider de obra lança diariamente no site www.clikyapps.com.br/una, as faltas, presenças (meia ou inteira)
2. Lider enviar no grupo de diárias o print dos lançamentos
3. Escritorio envia msg de zap ou outros aos faltantes em menos de 24 horas
4. Escritorio tira relatório na segunda subsequente das diárias e imprime os recibos pelo site para pagamento
FAZER ORCAMENTO DE OBRAS
1. Olhar padrão da obra para ver o padrão de acabamento
2. Argamassa Quartzolit um mt2 faz com 5kg, cada pacote faz 4mt2. Então uma casa de 200 mt precisa de 50 pacote de 20kg para todo o piso
  1. Considerando que esta casa tem 3 banheiros, cozinha, lavanderia x 25 mt2 cada estamos falando de 75 mt /4 = 18 pocotes + 10% de margem de erros estamos falando de 80 pc no máximo.
  2. Quanto custa de 20,00 a 25,00. 80 x 25,00 = 2.000,00
  3. https://www.youtube.com/watch?v=I_xBJUKBraU
    1. https://www.youtube.com/watch?v=L8oz7LqHWfA
  4. São feitas de cimento + agregados minerais + aditivos (maior quantidade de flexibilidade)
3. REJUNTE
  1. No exemplo acima de uma casa de 200 mt² com mais 80 de revestimento = 280 mt² com 2mm de largura nas juntas no máximo que seria 170 gr por mt² estamos falando de 50 kg de rejunte x 6,00 a 8,00R$/kg = 400,00
  2. https://www.youtube.com/watch?v=GxGaPXKEIKU
4. NIVELADOR DE PISO POR MT² conforme Moldiplas – comprar via www.inovesuaobra.com.br
  1. https://www.youtube.com/watch?v=fmQHOib3g8I
  2. https://produto.mercadolivre.com.br/MLB-1276265650-kit-500-espacador-nivelador-porcelanato-cortag-100-cunhas-_JM?matt_tool=82322591&matt_word=&gclid=EAIaIQobChMInJrXtrm66wIVCw2RCh2DpAuiEAYYAiABEgL-f_D_BwE
  3. Neste site 100 cunha + 500 espaçadores/niveladores por 169,00
COMPRAS – novas regras com o abertura do Material de construção
1. Seguir rigorosamente os critérios contratado pelo cliente no quesito de notas e modelo de compras;
2. Fazer no mínimo três cotações nos locais onde normalmente conseguimos os melhores valores (Ana Paula)
  1. Nestas cotações deve ser feito o comparativo de compra direto do distribuidor pela construtora somando o imposto de faturamento de 18% para ver a viabilidade de compra direta ou não.
  2. Estas deverá ir para o MDW para ser impresso no relatório quinzenal para o cliente; (Nicholas)
3. Toda compra já deve esta lançada no sistema no momento que foi feita (Ana Paula informa no grupo e Nicholas lança)
4. Fechando a negociação no mesmo momento deve ser enviado no grupo Compras com os dados gerais para controles – estando no sistema não é necessário. Exemplo:
  1. Constrular
  2. Piso novara plus 61x61 37,91 Mt a 24,90 e 10 argamassa ac1 quartzolit 10,45 e 1 Pc rejunte quartzolit 5kg 28,50
  3. A pagar ou bb Adenilton ou cartão cef (enfim, como foi pago)
  4. Valor 1.077,00
  5. Constr X
  6. Acabamento
5. Pegar nota fiscal e boleto. Em caso de boleto o mesmo já deve ser lançado no banco (já estando lançado no sistema) e arquivar na pasta do cliente;
6. Sempre fazer as cotações em mercados diferentes, dependendo do tempo de uso e facilidade de entrega (custo/benefício). Ver a possibilidade de comprar em Goiania e toda compra acima de R$ 400,00 o item tem que ser cotado na internet (temos orçamento então temos tempo de comprar)
  1. Soma Distribuidora 062-3586-2929 Dinaildes ou 062-99212-2758 ou 62-98437-0022 sergio.adm10@hotmail.com
  2. Rede da Construcao Paulo 01562-99305-2612
  3. Shoping São Jorge Henrique 062-99426-4856 ou Cristiane 062-99211-5594
  4. Sebba Kelly 062-99243-5244 Marcelo 062-98138-2733
  5. Leroy Merlin Geicy 062-99305-2147 ou Hamurabyo 062-99682-9856
  6. Casa da Aldeia Sandra 01562-98147-6899

1. ORCAMENTOS
  1. Verificar a empresa com menor valor total dos três orçamentos
  2. Em seguida verificar os itens mais baratos em cada um dos orçamentos
  3. Somar estes itens e ver qual valor total (compra ideal)
  4. Levar de volta a empresa de menor valor esta opção de valor para ela fechar o pedido total
  5. Em casa de recusa da mesma, estudar a compra picados dos produtos em empresas diferentes

PAGAMENTOS
1. Conferir a entrega (assinatura de quem recebeu)
2. Preços deve estar de conformidade (ter 3 orçamentos dos melhores valores da praça-impresso)
3. Ver se a nota fiscal/recibo está em conformidade com o combinado com o cliente;
4. Pagar (quando boleto já deve ser agendado no banco após a conferencia acima, nunca guardar para pagar no dia do vencimento, passivo de multas/juros).
5. Notas ficais/recibos deve estar conosco para proceder o pagamento
6. Se fizer pagamento parcelado deverá constar no histórico que este valor pago ´X do valor total de Y para assim ter controle de que está pagando e quanto falta e o valor a pagar deve ser feito um lançamento com data de pagamento futuro (nunca parcelar se o valor ficar maior que o a vista, toda compra deve ser feito como a vista, se for aumentar qq valor deve comprar a vista);
7. Quando ocorrer do prestador de serviços solicitar para comprarmos material para ele e abater no valor total cobrado. Este controle deve ser feito na hora do lançamento, de preferência que a empresa não seja lançada como empresa da nota fiscal e sim o nome do contratado para o serviço e nome da no histórico para quando for acertar com o contrato já ter lançado o valor que pagou a terceiros como parte do serviço prestado.
  1. Exemplo: Lauro fechou negócios de calhas por R$ 2.500,00 e solicitou para comprarmos o material para ele na empresa Rio Fer por R$ 1.100,00. Devemos lançar este R$1.100,00 como Lauro como empresa e Rio Fer e número da nota no histórico.
8. Todo pagamento deve ter no histórico do lançamento a maior quantidade de informação possível. Jamais pode haver um pagamento de energia sem constar qual mês de referência, qual número da conta e qual vect do mesmo, qdt de kw, etc.

ORCAMENTO E ACOMPANHAMENTO
1. Fazemos orçamento inicial de obra com detalhamento de setor.
  1. Exemplo: qual o orçamento temos para acabamento, elétrico, hidráulico, etc. diante deste temos um rumo para trabalharmos e toda quinzena passamos para o cliente o orçado x realizado.
2. E sempre fazermos a justificativa em caso de orçamento no vermelho como no caso abaixo em que orçamos blindex e foi feito parte com esquadria metálica. E madeiras falha no orçamento que no momento do orçamento fez o mesmo para casa de um piso quando o normal seria sobrado.

MAO DE OBRA
1. Como trabalhamos com o cliente, que é o nosso chefe, por administração não temos praticamente nenhum empreita com o pessoal que trabalha conosco
2. Por experiência temos comprovado que temos melhor custo final na diária que empreita
3. Por regra ninguém empreita para ganhar menos de 30% a mais que ganharia na diária
4. E mais uma vez a experiência nos tem provado que quando um pedreiro pega na empreita ele aumenta e muita a ideia de termino da obra para dar o valor
5. E quando erra está “ideia” que formulou e a obra demora ele solicita para ajustar valor por algum argumento o qual ele não é o culpado ou quando pior abandona o serviço e o dono da obra irá pagar um salgado valor para o próximo que terminara o serviço e este ainda coloca defeito em tudo que o outro fez;
6. Por este motivo não podemos ter pessoas mais ou menos. O pessoal precisa ser engajado e com um acabamento fino, mesmo que isto custo um pouco a mais. E quando não tiver estas características podemos ajuda-lo com treinamento interno dum pedreiro mais experiente ou até externo se for necessário com custo ajudado pela Construtora.

DOCUMENTAÇÃO FINAL DE OBRA
1. Dar entrada no habite-se na Secretaria de Obras
2. Fiscal aprova e sai a taxa para pagar
3. Pega o Habite-se e faz a Certidao de lançamento na Prefeitura (Sefaz), esta certidão é só pra informar a Prefeitura que ali existe uma casa, saindo de ITU para IPTU
4. Após pede o modelo de Requerimento para Solicitar Requerimento de Averbação (assinar com firma reconhecida)
5. No cartório tem que levar: Habite-Se, Certidão de Lançamento e da CND da Receita (este é o DISO)
AREA RURAL
1. Valor exato:
2. Quantidade de itens, sacas, kg, horas trabalhadas, dias trabalhados
3. Datas de entregas ou de execução do serviços
4. Mês de referencia da despesa
5. Categoria da despesas: é de imobilizado ou seja melhoria da terra. É de despesas ou seja sera gasto para sobrevivência de animais, pessoas, cuidado com animais. A despesa de compras ou seja de aquisição de animais
6. Data do vencimento
7. Copia da nota quando possível
8. Observacoes gerais. Estas observações deve colocar o máximo de informação possível, aquelas informações que seis meses depois possa lembrar tudo em uma discursao de valores, serviços. Que seja paramentro para pensar em custos de outros séricos ou despesas que for fazer parecido com estes.
9. Dados para deposito: conta corrente, agencia, banco, nome da pessoa, cpf ou cnpj
CHECK LIST
1. ( ) Tubulação para ar condicionado
2. ( ) Mangueiras e instalação para sistema de segurança (câmeras, interfone, motor)
3. ( ) Mangueiras, tubulaçoes e instalação para Energia Solar
4. ( ) Possiveis tubulações para agua quente
5. ( ) Pedido de compra x orçamento Não comprar picado demais.
FUNÇÕES
1. Departamento De Compras REI DAS CONSTRUCOES
  1. Orçamento de compras
  2. Pedidos de compras (juntamente com mestre obra e líder da construtora)
  3. Recepção de mercadoria
  4. Conferencia de quantidade e preço
  5. Conferencia de lançamentos no sistema das entradas
  6. Conhecer de impostos e calcular preços de vendas
  7. Vendas as obras
  8. Entregas
  9. Estoques
  10. Emissao de notas fiscais de vendas
  11. Responsabilidade por emissão/acompanhamento de cronograma de obras
  12. Responsabilidade por locação de bens da PJ/PF
  13. Orçamentos de obras preços de itens de M. de construção
  14. Relatorios comparativos de compras
  15. Relatórios semanais de ações/pendencias
  16. Auxilios quando possível:
    1. Acompanhar orcado x realizado
    2. Verificar nele custo de mt² de obras se faz sentido comparando uma com a outra
    3. Porcentagem de projeto 1 por obras. Umas tem 6% outras 2% na distribuição
REGRAS DE RETIRADAS DO BANCO PARA O CAIXA
1. Se sacar o valor de R$ 1.000,00 para dois pagamentos 400+600. Faz a retirada para caixa AP e do caixa faz os pagamentos, senão o extrato do banco não faz a conciliação ou Nicholas faz os dois lançamentos como Lançamento Detalhado

Nicholas – Entregas diárias

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